WhatsApp Có Hiện Số Điện Thoại Của Bạn Không?

Hướng Dẫn Hoàn Chỉnh Về Số Điện Thoại Doanh Nghiệp WhatsApp: Cài Đặt, Lợi Ích & Thực Hành Tốt Nhất

Bạn đang tìm cách nâng cao giao tiếp kinh doanh của mình? Một số WhatsApp Business là điều cần thiết cho việc tương tác chuyên nghiệp với khách hàng, tách biệt công việc với cuộc sống cá nhân và xây dựng uy tín. Hướng dẫn toàn diện này sẽ đề cập đến mọi thứ bạn cần biết về việc thiết lập và tối ưu hóa số WhatsApp Business của mình.

Số điện thoại Doanh nghiệp WhatsApp là gì?

Một số điện thoại WhatsApp Business là số điện thoại dành riêng cho tài khoản WhatsApp Business của bạn. Khác với WhatsApp thông thường, WhatsApp Business cung cấp các công cụ chuyên nghiệp được thiết kế đặc biệt cho doanh nghiệp để giao tiếp với khách hàng.

Những Điểm Khác Biệt Chính So Với WhatsApp Thông Thường:

✓ Hồ sơ doanh nghiệp với thông tin công ty
✓ Tin nhắn chào tự động và tin nhắn vắng mặt
✓ Phản hồi nhanh cho các câu hỏi thường gặp
✓ Trưng bày danh mục sản phẩm
✓ Thống kê và thông tin về tin nhắn
✓ Nhãn để tổ chức các cuộc trò chuyện
✓ Truy cập WhatsApp Business API (dành cho các doanh nghiệp lớn hơn)

Tại sao bạn cần một số điện thoại kinh doanh riêng

1. Chuyên nghiệp

Một số điện thoại kinh doanh chuyên dụng tạo dựng uy tín và niềm tin với khách hàng. Nó cho thấy bạn nghiêm túc với công việc kinh doanh của mình.

2. Cân Bằng Giữa Công Việc Và Cuộc Sống

Giữ cho các cuộc giao tiếp cá nhân và công việc tách biệt. Không còn trộn lẫn các cuộc trò chuyện gia đình với các yêu cầu của khách hàng.

3. Danh tính Thương hiệu

Số điện thoại doanh nghiệp của bạn trở thành một phần của thương hiệu, xuất hiện trên các tài liệu tiếp thị, trang web và mạng xã hội.

4. Hợp tác Nhóm

Các thành viên trong nhóm có thể truy cập cùng một số điện thoại doanh nghiệp (với WhatsApp Business API).

5. Tổ Chức Tốt Hơn

Sử dụng các tính năng cụ thể cho doanh nghiệp như nhãn, danh mục và tin nhắn tự động để giữ cho mọi thứ được tổ chức.

Các loại số bạn có thể sử dụng

1. Số Điện Thoại Di Động

Tốt nhất cho:Các doanh nghiệp nhỏ, doanh nhân độc lập, doanh nghiệp địa phương

Dễ dàng thiết lập nhất
Hoạt động với thẻ SIM hiện có
Có thể sử dụng điện thoại hai SIM
Tuỳ chọn tiết kiệm nhất

2. Số điện thoại cố định

Tốt nhất cho:Các doanh nghiệp đã thành lập có sẵn số điện thoại cố định

Sử dụng số điện thoại cố định doanh nghiệp hiện tại của bạn
Cần xác minh qua cuộc gọi thoại
Diện mạo chuyên nghiệp
Số điện thoại miễn phí được hỗ trợ

3. Số Ảo

Tìm hiểu thêm vềcài đặt số ảo cho WhatsApptrong hướng dẫn chuyên biệt của chúng tôi.

Tốt nhất cho:Các doanh nghiệp từ xa, công ty quốc tế, những người du mục kỹ thuật số

Không cần thẻ SIM vật lý
Chọn số từ các quốc gia khác nhau
Hơn sự riêng tư
Đa năng và di động

4. Số Điện Thoại Miễn Phí

Tốt nhất cho:Các doanh nghiệp lớn, các công ty tập trung vào dịch vụ khách hàng

Miễn phí cho khách hàng gọi
Hình ảnh chuyên nghiệp
Phạm vi toàn quốc
Cần API WhatsApp Business

Cách Thiết Lập Số WhatsApp Doanh Nghiệp

Bước 1: Tải xuống WhatsApp Business

Truy cập Google Play Store (Android) hoặc App Store (iOS)
Tìm kiếm “WhatsApp Business”
Tải xuống và cài đặt ứng dụng chính thức
Tìm biểu tượng màu xanh với huy hiệu “B”

Bước 2: Đăng ký Số của bạn

Mở WhatsApp Business
Chấp nhận các điều khoản và điều kiện
Nhập số điện thoại doanh nghiệp của bạn
Chọn xác minh qua SMS hoặc cuộc gọi thoại
Nhập mã xác minh 6 chữ số

Bước 3: Tạo Hồ Sơ Doanh Nghiệp

Tên Doanh Nghiệp:Tên công ty chính thức của bạn
Danh mục:Chọn ngành của bạn (ví dụ: Bán lẻ, Nhà hàng, Dịch vụ)
Mô Tả Doanh Nghiệp:Mô tả ngắn gọn về những gì bạn làm (tối đa 512 ký tự)
Địa chỉ:Vị trí thực tế (tùy chọn nhưng được khuyến nghị)
Giờ làm việc: Khi nào khách hàng có thể liên lạc với bạn
Email & Website:Thông tin liên lạc và sự hiện diện trực tuyến
Ảnh đại diện:Logo doanh nghiệp của bạn

Bước 4: Cấu hình Cài đặt

Thông điệp Chào mừng:Thông điệp chào mừng tự động cho khách hàng mới
Thông điệp vắng mặt:Trả lời tự động khi bạn không có mặt
Phản hồi nhanh:Các câu trả lời đã được viết sẵn cho các câu hỏi thường gặp
Nhãn:Danh mục để tổ chức các cuộc trò chuyện

Chọn Số Phù Hợp

Các yếu tố cần xem xét:

Trong nước vs. Quốc tế:

Sử dụng số điện thoại địa phương cho khách hàng trong nước (tạo sự tin tưởng)
Sử dụng số quốc tế để tiếp cận toàn cầu

Số Điện Thoại Đáng Nhớ:

Các mẫu dễ nhớ (ví dụ: 555-1234)
Các chữ số lặp lại (ví dụ: 777-7777)
Số thứ tự liên tiếp (ví dụ: 123-4567)

Mã Quốc Gia:

Phù hợp với quốc gia của thị trường mục tiêu của bạn
Xem xét vị trí của hầu hết khách hàng

Sử Dụng Nhiều Số Điện Thoại WhatsApp Doanh Nghiệp

Tuỳ chọn 1: Nhiều Thiết Bị

Sử dụng điện thoại khác nhau cho các số khác nhau
Mỗi thiết bị có tài khoản doanh nghiệp riêng
Tốt cho các nhóm nhỏ

Tuỳ chọn 2: Điện thoại Dual SIM

Chạy WhatsApp Business và WhatsApp thông thường đồng thời
Một số trên mỗi ứng dụng
Tiện lợi cho các doanh nhân độc lập

Tuỳ chọn 3: WhatsApp Business API

Giải pháp chuyên nghiệp cho các doanh nghiệp lớn hơn
Nhiều đại lý có thể truy cập cùng một số
Cần Nhà Cung Cấp Giải Pháp Doanh Nghiệp (BSP)
Đắt hơn nhưng có thể mở rộng

Các Thực Hành Tốt Nhất Cho Số Điện Thoại Doanh Nghiệp Của Bạn

1. Giữ Số Liệu Nhất Quán

Đừng thay đổi số điện thoại doanh nghiệp của bạn thường xuyên
Sử dụng cùng một số trên tất cả các tài liệu tiếp thị
Xây dựng sự công nhận và tin tưởng

2. Làm cho nó hiển thị

Hiển thị số WhatsApp Business của bạn trên:

Trang web (thêm nút nhấp để trò chuyện)
Danh thiếp
Chữ ký email
Các hồ sơ mạng xã hội
Tài liệu tiếp thị
Bảng hiệu cửa hàng

3. Đặt Ra Những Kỳ Vọng Rõ Ràng

Rõ ràng nêu rõ giờ làm việc của bạn
Sử dụng tin nhắn tự động khi đóng
Đặt kỳ vọng về thời gian phản hồi
Minh bạch về khả năng hỗ trợ

4. Phản Hồi Nhanh Chóng

Nhắm đến phản hồi trong vòng 1 giờ trong giờ làm việc
Sử dụng phản hồi nhanh cho các câu hỏi thường gặp
Bật tin nhắn chào tự động
Theo dõi thống kê tin nhắn

5. Giữ Chuyên Nghiệp

Sử dụng ngôn ngữ chuyên nghiệp
Tránh sử dụng biểu tượng cảm xúc trừ khi phù hợp với thương hiệu của bạn
Kiểm tra lại tin nhắn trước khi gửi
Giữ giọng điệu thương hiệu nhất quán

Các Tính Năng Doanh Nghiệp WhatsApp Cần Sử Dụng

1. Hồ Sơ Doanh Nghiệp

Hoàn thành hồ sơ với tất cả thông tin doanh nghiệp tạo dựng niềm tin và uy tín.

2. Danh mục

Trình bày sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn với:

Hình ảnh sản phẩm
Mô tả
Giá cả
Liên kết sản phẩm

3. Phản hồi nhanh

Tạo phím tắt cho các câu hỏi thường gặp:

Giờ làm việc
Thông tin giá cả
Chi tiết vị trí
Các câu hỏi thường gặp

4. Nhãn

Phân loại cuộc trò chuyện theo danh mục:

Khách hàng mới
Đơn hàng mới
Thanh toán đang chờ
Trả phí
Hoàn thành

5. Tin nhắn Tự động

Thông điệp chào mừng:Chào mừng các liên hệ mới
Thông điệp vắng mặt:Đặt kỳ vọng khi không có mặt
Automations tùy chỉnh:Dựa trên từ khóa hoặc kích hoạt

Các yếu tố chi phí

Ứng Dụng WhatsApp Doanh Nghiệp (Miễn Phí)

✓ Tải về và sử dụng miễn phí
✓ Tất cả các tính năng cơ bản đều được bao gồm
✓ Không có đăng ký hàng tháng
✓ Hoàn hảo cho các doanh nghiệp nhỏ
✗ Giới hạn chỉ trên một thiết bị
✗ Không hỗ trợ đa tác nhân

WhatsApp Business API (Trả phí)

Giá cả thay đổi tùy theo nhà cung cấp
Thường là -0+ mỗi tháng
Dựa trên khối lượng cuộc trò chuyện
Bao gồm các tính năng nâng cao
Hỗ trợ nhiều người dùng
Tích hợp CRM

Chi Phí Số Ảo

Các tùy chọn miễn phí có sẵn (TextNow, Google Voice)
Dịch vụ trả phí: 5-30 đô la mỗi tháng
Các số quốc tế có thể tốn nhiều hơn

Xem xét việc sử dụng mộtsố tạm thời hoặc số phụcho các mục đích thử nghiệm trước khi cam kết với một số doanh nghiệp cố định.

Pháp lý và Tuân thủ

Điều Khoản Dịch Vụ

Tuân thủ Chính sách Doanh nghiệp WhatsApp
Không gửi tin nhắn rác hoặc tin nhắn không mong muốn
Khách hàng phải đăng ký để nhận tin nhắn
Tôn trọng quyền riêng tư của khách hàng

Bảo vệ Dữ liệu

Tuân thủ GDPR (EU)
Tuân thủ CCPA (California)
Bảo mật dữ liệu khách hàng
Không chia sẻ thông tin khách hàng

Xác minh Doanh nghiệp

Nhận dấu kiểm màu xanh lá cây xác minh
Tăng cường niềm tin của khách hàng
Cần tài liệu kinh doanh chính thức
Có sẵn cho các doanh nghiệp đã thành lập

Các Vấn Đề Thường Gặp và Giải Pháp

Không thể xác minh số doanh nghiệp

Giải pháp:

Đảm bảo số không đã được đăng ký
Thử xác minh cuộc gọi thoại thay vì SMS
Kiểm tra xem số điện thoại có thể nhận cuộc gọi/SMS quốc tế không
Chờ 24 giờ và thử lại

Số Đã Được Đăng Ký

Solutions:

Đăng xuất khỏi thiết bị cũ trước
Xóa WhatsApp khỏi điện thoại trước đó
Chờ 24 giờ trước khi đăng ký lại

Đã Mất Quyền Truy Cập Số Doanh Nghiệp

Ngăn ngừa:

Giữ thẻ SIM an toàn
Ghi lại chi tiết xác minh
Sao lưu định kỳ lịch sử trò chuyện
Sử dụng xác thực hai bước

Chuyển đổi từ WhatsApp Thường

Các bước để Di chuyển:

Sao lưu các cuộc trò chuyện WhatsApp hiện tại của bạn
Tải xuống WhatsApp Business
Sử dụng cùng một số điện thoại
Khôi phục lịch sử trò chuyện khi được yêu cầu
Thiết lập hồ sơ doanh nghiệp
Các liên hệ của bạn không thay đổi

Chú ý:Bạn có thể chuyển từ WhatsApp thông thường sang WhatsApp Business, nhưng không thể làm ngược lại.

Các chỉ số thành công cần theo dõi

Thời gian phản hồi:Thời gian trung bình để trả lời khách hàng
Khối lượng tin nhắn:Số lượng tin nhắn đến/đi
Tỷ lệ chuyển đổi:Các yêu cầu chuyển thành doanh số
Sự Hài Lòng Của Khách Hàng:Phản hồi và đánh giá
Giờ Cao Điểm:Khi khách hàng liên hệ với bạn nhiều nhất

Kết luận

Một số điện thoại WhatsApp Business là một công cụ mạnh mẽ cho các doanh nghiệp hiện đại để kết nối với khách hàng nơi họ đã có mặt. Dù bạn là một doanh nhân độc lập hay đang điều hành một doanh nghiệp đang phát triển, việc thiết lập một số điện thoại kinh doanh chuyên dụng là một bước quan trọng hướng tới việc giao tiếp chuyên nghiệp với khách hàng.

Chọn một số phù hợp với nhu cầu kinh doanh của bạn, thiết lập một hồ sơ chuyên nghiệp hoàn chỉnh và sử dụng tất cả các tính năng có sẵn để cung cấp dịch vụ khách hàng xuất sắc. Với hơn 2 tỷ người dùng WhatsApp trên toàn thế giới, số điện thoại doanh nghiệp của bạn trở thành một đường dây trực tiếp đến khách hàng, cho phép giao tiếp ngay lập tức, cá nhân và hiệu quả.

Bắt đầu thiết lập số WhatsApp Business của bạn hôm nay và biến đổi cách bạn giao tiếp với khách hàng!